Política de Gestión de Datos de la Ciudad de México

INTRODUCCIÓN

Introducción.

La Gestión de Datos como una práctica general está involucrada con todo el ciclo de vida de los datos, desde la etapa inicial de generación y recolección, pasando por el análisis, compartición, intercambio, hasta la parte final de almacenamiento y preservación.

La información y los datos, gestionados correctamente a lo largo de todo su ciclo de vida, posibilitan nuevas maneras para ayudar a los gobiernos a planear de manera proactiva y responder a algunos de los más grandes desafíos que enfrentan sus ciudadanías en diversas áreas; ya que, al tiempo que contribuyen a desarrollar políticas más efectivas, los datos pueden actuar como indicadores clave de desempeño para evaluar sus resultados.

Los Entes de la Administración Pública de la Ciudad de México, en el cumplimiento de sus funciones generan, recolectan, intercambian y publican datos, los cuales bien gestionados pueden aprovecharse para resolver problemas públicos y tomar decisiones basadas en evidencia.

Sin embargo, no existe un marco común que oriente la generación, recolección, almacenamiento, intercambio y publicación de los datos para que sean realmente útiles y de calidad. De allí la necesidad de contar con un Marco robusto que oriente la gestión de los datos en toda la Administración Pública de la Ciudad de México, así como al interior de cada uno de los Entes que la conforman.

CAPÍTULO I POLÍTICA DE GESTIÓN DE DATOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO

ARTÍCULO.

La presente Política tiene por objeto establecer los principios generales que se deberán implementar por parte de los Entes Públicos en la generación, recolección, almacenamiento, análisis, publicación, compartición, intercambio y preservación de la información generada por la Administración Pública de la Ciudad de México, mediante procesos tecnológicos, administrativos y de otra índole.

ARTÍCULO.

La gestión de los datos tiene como propósito lograr lo siguiente:
I. Recabar la información necesaria para que los Entes Públicos puedan desarrollar de manera adecuada sus atribuciones;
II. Optimizar el uso estratégico de datos al interior de la Administración Pública mediante el establecimiento común de estándares de calidad, interoperabilidad, de seguridad y otros.
III. Eliminar las barreras para el uso efectivo de datos por todas las partes del gobierno, a través de las disposiciones de intercambio de datos que para tal efecto se dispongan.
IV. Administrar y utilizar los datos de forma segura y adecuada, asegurando que las personas funcionarias públicas comprendan la ética del intercambio de datos.
V. Salvaguardar la información personal y el respeto a la protección de datos personales, en consonancia con las disposiciones en la materia.
VI. Mejorar las herramientas de descubrimiento de datos para las personas usuarias, tanto dentro como fuera del gobierno.
VII. Eficientar y centralizar, cuando sea posible, la forma en que se almacenan y gestionan los principales repositorios de datos del gobierno.
VIII. Facilitar la apertura de los datos del gobierno hacia la ciudadanía considerando el derecho al acceso a la información pública gubernamental y la transparencia proactiva.
IX. Facilitar los mecanismos para el intercambio automatizado y seguro de información, tanto internamente, entre Entes y hacia el exterior, con la ciudadanía, mediante el uso de APIs y/o servicios web.
X. Desarrollar y ampliar las capacidades en datos y generar una cultura de datos entre las personas servidoras públicas, para permitirles hacer un mejor uso de los datos y así mejorar la toma de decisiones basadas en evidencia.

CAPÍTULO II DEL MARCO PARA LA GESTIÓN DE DATOS

ARTÍCULO.

La gestión de datos se refiere a los procedimientos tecnológicos y administrativos que realiza la Administración Pública durante el ciclo de vida de los datos, el cual incluye la generación, recolección, almacenamiento, análisis, compartición, intercambio, publicación y preservación de los datos.

El ciclo de vida de los datos es el proceso por el que transitan los datos desde su generación o creación hasta su destrucción. Las etapas del ciclo de vida de los datos son las siguientes:

I. Generación: consiste en la acción de producir datos de forma deliberada, mediante procesos metodológicos y/o técnicos diseñados específicamente para su generación.

II. Recolección: consiste en la acción de recopilar datos ya existentes producidos como resultado indirecto de otras actividades, principalmente aquellos datos derivados de actividades digitales.

III. Almacenamiento: consiste en la acción de albergar datos en medios digitales o virtuales.

IV. Análisis: consiste en el proceso de inspeccionar, limpiar, transformar y modelar los datos para descubrir información útil que permite hacer conclusiones y tomar decisiones.

V. Compartición: consiste en la acción de transmitir datos entre Entes de la Administración Pública de la Ciudad de México con el objetivo de mejorar las respuestas a problemas públicos que identifiquen en común.

VI. Intercambio: consiste en la acción de diseminar datos entre Entes de la Administración Pública de la Ciudad de México con otras dependencias a nivel federal, otras entidades federativas, y/u otros organismos públicos o privados, para lo cual los fines de intercambio de la información estén debidamente justificados.

VII. Publicación: consiste en la acción de difundir los datos públicos para que estén disponibles a toda la ciudadanía. Para tal efecto, se debe procurar que estos sean accesibles por medios electrónicos y publicados en formatos abiertos.

VIII. Preservación: consiste en la acción de salvaguardar los datos a lo largo del tiempo para que puedan seguir usándose de manera segura y para los fines que fueron creados, en el futuro.

ARTÍCULO.

El Marco para la Gestión de Datos de la Ciudad de México (MGD-CDMX) es el conjunto de conceptos y criterios que define y delimita la implementación de la Política de Gestión de datos, señalando las bases para definir objetivos claros, alcanzables y medibles para la gestión de los datos durante todo su ciclo de vida.

ARTÍCULO.

La aplicación, seguimiento y monitoreo del MGD-CDMX estará a cargo de la Agencia y se implementará en dos dimensiones:1 A nivel general de la Administración Pública de la Ciudad de México; y 2 De manera particular, al interior de cada uno de los Entes Públicos.

ARTÍCULO.

El MGD-CDMX define componentes de la gestión de datos los cuales se encuentran presentes en todas y cada una de las fases del ciclo de vida de los datos, ya que lo atraviesan de forma transversal. La relación entre el ciclo de vida de los datos y el MGD-CDMX se plasma en el Anexo I de esta política. Los componentes del MGD-CDMX identifican las acciones que se llevan a cabo en la gestión de datos y orientan en el diseño y planeación de actividades y procesos específicos que los Entes tendrán que implementar, según lo establecido por la Agencia.

Los componentes del MGD-CDMX son los siguientes:

I. Gobernanza y cultura de datos: se refiere al ecosistema de reglas de autoridad y decisión sobre los datos que existen en la Administración Pública de la Ciudad de México. Estas reglas pueden ser establecidas al interior de los Entes Públicos establecidas por la Agencia u otra autoridad competente en la materia. La existencia de una gobernanza de datos implica que existen reglas claras de actuación en la materia, y la existencia de una cultura de datos implica que la importancia de los mismos son reconocidos.

II. Calidad de datos: el grado en que los datos son ciertos, adecuados, pertinentes, proporcionales, accesibles, íntegros y oportunos. Los datos de calidad tienen un alto valor y reducen costos y riesgos asociados a los datos poco confiables, ilegibles, incoherentes y/o imprecisos.

III. Seguridad de los datos: son las medidas preventivas y reactivas para proveer autenticación, autorización, acceso y auditoría adecuada a los datos y activos de información. La seguridad de los datos garantiza su integridad, confidencialidad, privacidad, así como la protección de datos personales, en consonancia con la normatividad en la materia.

IV Gestión de metadatos: son las actividades de recuperación y administración en torno a los metadatos que tienen como objetivo posibilitar la localización rápida y eficiente de todos los datos de los Entes Públicos, mediante su adecuada documentación. Ésto será por medio del Inventario de Datos de la Ciudad y de los catálogos de metadatos que cada uno de los entes desarrolle de forma gradual y progresiva.

V. Datos maestros y de referencia: se refiere a la definición, captura, integración y uso compartido de datos maestros y de referencia consistentes, completos, precisos y oportunos. Al relacionar todos los datos críticos comunes a los Entes, se obtiene un punto de referencia común para los datos más importantes, ayudando a simplificar el intercambio y la integración de datos.

VI. Arquitectura de datos: se refiere a la alineación de los datos, sistemas de información e infraestructura tecnológica con la misión y objetivos estratégicos del ente, mediante especificaciones para el modelado y diseño de bases de datos que aseguren la integración e interoperabilidad de los datos.

VII. Gestión de documentos y contenido: comprende las actividades de almacenamiento, protección, acceso y recuperación de los datos no estructurados que se pueden encontrar dentro de registros electrónicos; incluidos, texto, gráficas, imágenes, correos electrónicos, audio y/o video. Los datos no estructurados también deben estar disponibles con calidad, para poder ser recuperados y usados de manera efectiva y eficiente; conforme a la normativa en la materia.

VIII. Almacén de datos e inteligencia gubernamental: se refiere a las actividades de gestión y mantenimiento de ambientes e infraestructuras estables, es decir almacenes de datos, de alto desempeño y de confianza para posibilitar el almacenamiento y acceso seguro, eficiente y oportuno de una gran cantidad de datos. Los almacenes de datos buscan facilitar el acceso a datos integrados y consistentes para la toma de decisiones y análisis basados en evidencia.

ARTÍCULO.

Para ejecutar la gestión de cada uno de estos Componentes del MGD-CDMX, y desarrollar las actividades y procesos necesarios para su logro, la Agencia emitirá de manera gradual los lineamientos y estándares técnicos que sean necesarios, los cuales formarán parte integral de esta Política como Anexos. Dichos Lineamientos y estándares deberán ser observados por las personas Oficiales de Información de los Entes Públicos.

ARTÍCULO.

Para que los datos puedan ser aprovechados al máximo los Entes deberán implementar los siguientes elementos mínimos para cada uno de los Componentes:

Para Calidad de Datos:

a)Almacenar los datos con la mayor desagregación posible para maximizar sus posibilidades de análisis y estudio;
b) Siempre que sea aplicable, desagregar los datos por sexo, género, condición de habla indígena, discapacidad y, todas aquellas desagregaciones que promuevan, mediante los datos, la visibilización de aquellos grupos en situación de vulnerabilidad y que son prioritarios para el gobierno de la Ciudad; y
c) Implementar protocolos internos de inspección y auditoría a las bases de datos y/o conjuntos de datos para garantizar y promover que estos cumplan con los requisitos mínimos de calidad según los lineamientos que establecerá la Agencia y que se publicarán como Anexos a esta Política.

II. Para Seguridad de Datos:

a)Respaldar la información para garantizar la preservación de los datos, atendiendo a los más estrictos controles de acceso, autenticación, autorización y auditoría, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Agencia y que se publicarán como Anexos a esta Política, y de conformidad con la normatividad en la materia;
b) Implementar, cuando sea necesario, copias de seguridad que permitan la recuperación de las bases de datos almacenadas;
c) Implementar protocolos para la eliminación de archivos, que fijen los objetivos y criterios de dicha eliminación, para los cuales podrán seguir los lineamientos que al respecto publique la Agencia como anexos a esta Política;
d) Cuando se publiquen o se intercambien datos, suprimir datos personales, además de aquellos que contemple la normatividad, mediante técnicas de supresión y anonimización de datos; y
e) Adecuar los procesos internos para promover la seguridad de la información entendida como la capacidad de los sistemas de información y comunicación para garantizar, tanto a los subsistemas implicados en su tratamiento como de la propia información, los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad, según lo establecido en los Lineamientos en materia de seguridad de la información en la Administración Pública de la Ciudad de México.*

*Publicados el 26 de marzo de 2020 en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México. Disponible en: https://data.consejeria.cdmx.gob.mx/portal_old/uploads/gacetas/70c180502c3d77070d7d4a3bee256993.pdf

III. Para Gestión de Metadatos:

a)Contar con metadatos para cada una de las bases de datos y/o conjuntos de datos de los cuales sea responsable, siguiendo los estándares y lineamientos establecidos por la Agencia los cuales se publicarán como Anexos a esta Política;
b) Contar con diccionarios de datos para la correcta interpretación de los datos, donde se enlisten, al menos, los campos o variables que contienen, qué tipo de variable o campo son y una descripción, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Agencia; y
c) Elaborar la documentación asociada a las bases y/o conjuntos de datos, como manuales y documentos metodológicos, de conformidad con los lineamientos que emitirá la Agencia y que se publicarán como Anexos a esta Política.

IV. Para Datos Maestros y de Referencia:

a)Utilizar los catálogos de datos, datos maestros y datos de referencia que la Agencia defina en coordinación con los Entes, priorizando el uso de aquellos que ya son ampliamente utilizados y consensados en el ámbito especializado o temática en cuestión;
b) Cuando sea posible, utilizar catálogos de datos, datos maestros y datos de referencia definidos a nivel nacional e internacional; y
c) Estandarizar valores y vocabulario de dominio pre-definidos, valores código y otros identificadores únicos, bajo los cuales generar, recolectar, almacenar, analizar y publicar los datos, y tenerlos documentados. Dichos valores, vocabularios, códigos e identificadores, pueden responder a las necesidades de cada Ente, pero también se definirán aquellos comunes a toda la Administración Pública.

V.Para Arquitectura de Datos:

a)Elaborar y utilizar servicios web y/o interfaces de programación de aplicaciones (API) para la integración, compartición y de los datos, según los lineamientos que establezca la Agencia y que se publicarán como Anexos a esta Política;
b) Producir modelos de datos (conceptuales, lógicos y físicos) según los requerimientos técnicos más adecuados a los Sistemas Gestores de Bases de Datos y al tipo de datos e información;
c) Definir los requisitos de almacenamiento e identificación de patrones de uso de las bases de datos; así como gestionar controles y requisitos de acceso a ellas;
d) Establecer reglas y procedimientos claros en los sistemas de información para el almacenamiento físico, resguardo, seguridad y migración de los datos;
e) Definir los requisitos de integración de datos, como procesos de extracción, transformación y carga de datos para la correcta interpretación de los mismos;
f) Definir los procesos y criterios para realizar perfilado de datos que permita identificar sus características principales y su utilidad; y
g) Definir glosarios, tesauros y ontologías de datos, que permitan la comunicación e interoperabilidad entre distintos sistemas y bases de datos, así como la posibilitación de datos enlazados (linked data), mediante lenguajes comunes y estandarizados para todos los datos.

VI.Para Gestión de Documentos y Contenido:

a)Implementar un plan de gestión de datos no estructurados en forma de documentos y contenido a lo largo de todo su ciclo de vida, con base en los lineamientos que la Agencia publicará al respecto como Anexos a esta Política; y
b) Desarrollar e implementar un sistema de clasificación, indexación y de taxonomías para facilitar la recuperación de los datos no estructurados en forma de documentos y contenido, con base en los lineamientos que la Agencia publicará al respecto como Anexos a esta Política.

VII.Para Almacén de Datos e Inteligencia Gubernamental:

a) Promover la creación de inventarios de datos al interior del Ente para evaluar la cantidad y calidad de la información disponible y así entender las necesidades de infraestructura para la integración de datos;
b) Implementar procesos estandarizados de extracción, limpieza, transformación y carga de datos (ETL por sus siglas en inglés) para integrar datos de numerosas fuentes en una base de datos y/o almacén de datos;
c) Categorizar y administrar subconjuntos de datos cuando exista un almacén de datos para seccionar el acceso al mismo; y
d) Cuando sea posible, implementar herramientas de integración, análisis y visualización de datos, como tableros que incluyan indicadores clave y medidores de desempeño, entre otros.

CAPÍTULO III DEL MODELO DE MADUREZ DEL MGD-CDMX

ARTÍCULO.

El Modelo de madurez, es el instrumento metodológico que permitirá medir el grado de avance de la implementación de la Política de Gestión de Datos en la Ciudad. Dicho modelomedirá el grado de madurez general y para cada uno de los Componentes planteados en el MGD-CDMX.

La madurez de la gestión se refiere al grado en que las características de los procesos evolucionan hacia una gestión óptima a partir del establecimiento de una línea base, determinada mediante un diagnóstico del estado inicial de la gestión.

ARTÍCULO.

El modelo de madurez medirá el avance en la gestión de datos según los siguientes niveles.

I. Nivel de madurez inicial en la Gestión de datos: Se carece de los procesos necesarios para mantener las prácticas de gestión de datos. La gestión de datos se caracteriza por ser ad hoc o caótica. Se depende completamente de individuos, con poco o incluso nulo conocimiento de las prácticas de gestión de datos. Hay una calidad variable de los datos, baja previsibilidad de resultados y poca o ninguna repetibilidad de los procesos.

II. Nivel de madurez repetible en la Gestión de datos: La organización podría saber dónde existe experiencia en gestión de datos internamente y tiene cierta capacidad para duplicar buenas prácticas y éxitos. Existe calidad variable con cierta previsibilidad. Las personas mejor versadas en datos son asignadas a proyectos críticos para reducir el riesgo y mejorar los resultados.

III. Nivel de madurez definido en la Gestión de datos: La organización utiliza un conjunto de procesos definidos que se publican para el uso recomendado. Se producen resultados de buena calidad dentro de las tolerancias esperadas la mayor parte del tiempo. Las personas con menores conocimientos mejoran sus habilidades y las que destacaban antes logran aún más influencia, consolidándose papeles y roles específicos de gestión.

VI. Nivel de madurez gestionado en la Gestión de datos: Se utiliza un conjunto de procesos definidos, que se publican para el uso recomendado. Se producen resultados de buena calidad dentro de las expectativas de tiempo esperadas la mayor parte de los casos. La confiabilidad y la previsibilidad de los resultados, como la capacidad de determinar el progreso se mejora significativamente.

ARTÍCULO.

Para cada uno de los Componentes de la gestión de datos del MGD-CDMX se establecen criterios mínimos para identificar el nivel de madurez en que se encuentran, según como se detalla en el Anexo II de la presente Política.

ARTÍCULO.

Para establecer la línea base para cada uno de los Entes se realizará un Diagnóstico del estado inicial en gestión de datos con base en el Modelo de Madurez que permita, además, establecer las estrategias de monitoreo y evaluación periódica para medir los niveles de avance.